Dịch Vụ Quản Trị Website Là Gì? Doanh Nghiệp Có Nên Thuê Ngoài?

1. Dịch vụ quản trị website là gì?

Dịch vụ quản trị website là hình thức doanh nghiệp thuê một cá nhân hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách theo dõi, cập nhật, bảo trì và hỗ trợ vận hành website trong một khoảng thời gian nhất định.

Thay vì tự xử lý tất cả công việc liên quan đến website, doanh nghiệp có thể giao các hạng mục phù hợp cho đội ngũ quản trị bên ngoài. Công việc thường bao gồm quản lý nội dung, cập nhật sản phẩm, kiểm tra kỹ thuật, tối ưu SEO, sao lưu dữ liệu và hỗ trợ xử lý sự cố.

Có thể hiểu đơn giản: thiết kế website là quá trình xây dựng nền tảng, còn quản trị website là quá trình duy trì và khai thác nền tảng đó sau khi đưa vào sử dụng.

2. Dịch vụ quản trị website thường bao gồm những công việc gì?

Tùy theo quy mô website và nhu cầu của doanh nghiệp, phạm vi quản trị có thể khác nhau. Một dịch vụ tương đối đầy đủ thường được chia thành các nhóm công việc sau:

2.1. Quản lý và cập nhật nội dung

Nội dung là phần khách hàng thường xuyên tiếp xúc khi truy cập website. Vì vậy, thông tin cần được cập nhật chính xác, rõ ràng và phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại.

• Đăng bài viết giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và tin tức.
• Cập nhật giá bán, chương trình khuyến mãi và thông tin doanh nghiệp.
• Thêm mới hoặc chỉnh sửa sản phẩm, danh mục.
• Cập nhật hình ảnh, banner và nội dung trang giới thiệu.
• Kiểm tra thông tin liên hệ, địa chỉ và các nội dung đã lỗi thời.

2.2. Quản trị kỹ thuật và bảo trì website

Website có thể phát sinh lỗi sau một thời gian hoạt động do thay đổi hệ thống, cập nhật phần mềm, cấu hình máy chủ hoặc các yếu tố kỹ thuật khác.

• Kiểm tra tình trạng hoạt động của website.
• Kiểm tra các chức năng liên hệ, đặt hàng và gửi biểu mẫu.
• Phát hiện và xử lý lỗi hiển thị trên máy tính, điện thoại.
• Kiểm tra đường dẫn lỗi và các liên kết không còn hoạt động.
• Hỗ trợ chỉnh sửa giao diện và các thành phần theo phạm vi thỏa thuận.

2.3. Theo dõi bảo mật và sao lưu dữ liệu

Dữ liệu website có thể bao gồm thông tin sản phẩm, hình ảnh, bài viết, đơn hàng và các nội dung quan trọng khác. Nếu không có phương án sao lưu phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi website xảy ra sự cố.

• Kiểm tra chứng chỉ SSL và các dấu hiệu bất thường.
• Sao lưu dữ liệu theo lịch thống nhất.
• Kiểm tra quyền truy cập tài khoản quản trị.
• Hỗ trợ xử lý khi website bị lỗi hoặc có dấu hiệu nhiễm mã độc.
• Kiểm tra các thành phần phần mềm cần cập nhật.

2.4. Tối ưu SEO và khả năng tiếp cận khách hàng

Quản trị website có thể kết hợp với các công việc SEO nhằm cải thiện khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm. Đây là nhóm công việc quan trọng với doanh nghiệp muốn phát triển lượng truy cập tự nhiên.

• Tối ưu tiêu đề, mô tả và cấu trúc nội dung.
• Kiểm tra liên kết nội bộ giữa các trang.
• Tối ưu hình ảnh và các yếu tố ảnh hưởng đến tốc độ.
• Theo dõi tình trạng lập chỉ mục trên Google Search Console.
• Phát hiện các vấn đề SEO kỹ thuật cơ bản.

Lưu ý: quản trị website và dịch vụ SEO tổng thể không hoàn toàn giống nhau. Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng thứ hạng cho nhiều từ khóa cạnh tranh, cần có kế hoạch SEO chuyên sâu và phạm vi công việc riêng.

2.5. Báo cáo và đề xuất cải thiện

Một đơn vị quản trị chuyên nghiệp cần giúp doanh nghiệp biết website đang được chăm sóc như thế nào, những vấn đề nào đã xử lý và những hạng mục nào cần ưu tiên tiếp theo.

Báo cáo có thể bao gồm công việc đã thực hiện, nội dung đã cập nhật, tình trạng kỹ thuật, các vấn đề phát hiện và đề xuất cải thiện trong giai đoạn tiếp theo.

3. Doanh nghiệp có nên thuê ngoài dịch vụ quản trị website?

Câu trả lời là nên cân nhắc, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách hoặc khối lượng công việc chưa đủ để duy trì một vị trí quản trị website toàn thời gian.

Thuê ngoài không có nghĩa là doanh nghiệp mất quyền kiểm soát website. Nếu được tổ chức đúng cách, doanh nghiệp vẫn giữ quyền sở hữu tên miền, hosting, mã nguồn và dữ liệu; đơn vị dịch vụ chỉ thực hiện những công việc đã thống nhất.

4. Những lợi ích khi thuê dịch vụ quản trị website

Tiết kiệm chi phí nhân sự

Để tự quản trị website toàn diện, doanh nghiệp có thể cần đến nhiều kỹ năng như biên tập nội dung, thiết kế hình ảnh, SEO và kỹ thuật. Với hình thức thuê ngoài, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực chuyên môn theo nhu cầu mà không nhất thiết phải tuyển đủ nhân sự cho từng vị trí.

Có người theo dõi website thường xuyên

Những vấn đề như thông tin lỗi thời, biểu mẫu không gửi được, hình ảnh bị lỗi hoặc đường dẫn hỏng có thể được phát hiện trong quá trình kiểm tra định kỳ, thay vì chỉ được xử lý khi khách hàng phản ánh.

Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp

Website được cập nhật thông tin, hình ảnh và sản phẩm phù hợp sẽ giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng là cách duy trì sự nhất quán giữa hình ảnh trực tuyến và hoạt động kinh doanh thực tế.

Hạn chế rủi ro kỹ thuật

Việc kiểm tra, sao lưu và bảo trì định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước các sự cố. Tuy nhiên, mức độ bảo vệ còn phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ, tần suất sao lưu và quy trình xử lý sự cố được thỏa thuận.

Tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh

Thay vì dành thời gian tìm hiểu cách chỉnh sửa website hoặc xử lý các lỗi kỹ thuật, doanh nghiệp có thể tập trung vào bán hàng, chăm sóc khách hàng và phát triển sản phẩm.

5. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài quản trị website?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê dịch vụ quản trị website ngay từ đầu. Việc lựa chọn nên dựa trên tình trạng thực tế và mục tiêu sử dụng website.

Ngược lại, doanh nghiệp có đội ngũ IT, nội dung và SEO đầy đủ, có quy trình vận hành rõ ràng thì có thể tiếp tục tự quản trị. Khi đó, dịch vụ bên ngoài có thể chỉ cần đảm nhận những hạng mục chuyên sâu hoặc hỗ trợ khi phát sinh sự cố.

6. Cần lưu ý gì trước khi thuê đơn vị quản trị website?

Chi phí không nên là yếu tố duy nhất để lựa chọn nhà cung cấp. Một gói dịch vụ giá thấp nhưng không nêu rõ công việc, thời gian phản hồi và trách nhiệm xử lý có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi cần hỗ trợ.

• Phạm vi công việc: Xác định rõ số lượng bài viết, sản phẩm, hình ảnh và các hạng mục kỹ thuật được thực hiện.
• Thời gian hỗ trợ: Thống nhất thời gian phản hồi và cách xử lý khi website gặp sự cố.
• Sao lưu dữ liệu: Làm rõ tần suất sao lưu, nơi lưu trữ và khả năng khôi phục.
• Quyền sở hữu: Doanh nghiệp cần giữ quyền kiểm soát tên miền, hosting, mã nguồn và dữ liệu.
• Báo cáo định kỳ: Có thông tin cụ thể về công việc đã hoàn thành và những vấn đề cần xử lý.
• Chi phí phát sinh: Phân biệt công việc nằm trong gói và những yêu cầu cần báo giá riêng.
• Bảo mật thông tin: Có nguyên tắc cấp quyền truy cập, quản lý tài khoản và bảo vệ dữ liệu.

Một đơn vị phù hợp không chỉ nhận yêu cầu rồi thực hiện, mà còn cần tư vấn rõ những việc nên làm, việc chưa cần thiết và thứ tự ưu tiên để doanh nghiệp sử dụng ngân sách hợp lý.

7. Dịch vụ quản trị website tại Blueweb có gì?

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế website, kỹ thuật, hosting và SEO, Blueweb cung cấp dịch vụ chăm sóc website nhằm hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và khai thác tốt hơn giá trị của website.

Phạm vi công việc có thể được xây dựng theo nhu cầu thực tế, bao gồm:

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết các hạng mục tại trang Dịch vụ chăm sóc website Blueweb để lựa chọn phạm vi phù hợp.

Nếu đang tìm hiểu cách tự theo dõi và chăm sóc website, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn chăm sóc website hiệu quả.

Trường hợp doanh nghiệp chưa có website hoặc muốn xây dựng lại nền tảng trực tuyến, hãy tham khảo giải pháp thiết kế website tại Blueweb.

8. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ quản trị website