Thuê Nhân Viên Quản Trị Website Hay Thuê Dịch Vụ Bên Ngoài?

Website ngày nay không chỉ là kênh giới thiệu doanh nghiệp mà còn là công cụ hỗ trợ bán hàng, tiếp nhận khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu. Tuy nhiên, để website hoạt động ổn định, cập nhật thông tin thường xuyên và duy trì hiệu quả SEO, doanh nghiệp cần có người phụ trách quản trị, chăm sóc định kỳ.

Một câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm là: Nên thuê nhân viên quản trị website riêng hay sử dụng dịch vụ chăm sóc website bên ngoài? Mỗi phương án đều có ưu điểm và hạn chế riêng. Lựa chọn phù hợp cần dựa trên quy mô doanh nghiệp, khối lượng công việc, ngân sách và mục tiêu phát triển website.

Doanh nghiệp cần nhân sự quản trị website làm những công việc gì?

Quản trị website là công việc duy trì và cải thiện hoạt động của một trang web sau khi hoàn thành thiết kế và đưa vào sử dụng. Tùy theo đặc thù kinh doanh, người phụ trách có thể đảm nhiệm nhiều nhóm công việc khác nhau:

Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng cần một nhân viên có đủ chuyên môn để xử lý tất cả các công việc trên. Đây chính là yếu tố quan trọng khi cân nhắc giữa tuyển dụng nội bộ và thuê dịch vụ chuyên nghiệp.

Phương án thuê nhân viên quản trị website riêng

Tuyển nhân viên quản trị website là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng công việc thường xuyên, cần người làm việc trực tiếp và phối hợp liên tục với các phòng ban.

Ưu điểm khi có nhân viên nội bộ

• Chủ động trong công việc: Doanh nghiệp có thể giao việc và yêu cầu xử lý trực tiếp khi phát sinh nhu cầu.
• Hiểu rõ sản phẩm và thương hiệu: Nhân viên nội bộ có điều kiện tiếp xúc thường xuyên với thông tin kinh doanh, khách hàng và quy trình của doanh nghiệp.
• Phối hợp nhanh: Có thể làm việc trực tiếp với bộ phận kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng và kỹ thuật.
• Phù hợp với khối lượng công việc lớn: Khi website thường xuyên có sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, nội dung và yêu cầu chỉnh sửa, nhân sự chuyên trách có thể đáp ứng tốt hơn.

Những hạn chế cần tính đến

• Chi phí nhân sự cố định: Ngoài tiền lương, doanh nghiệp còn cần tính đến bảo hiểm, thưởng, thiết bị làm việc, đào tạo và các khoản chi phí liên quan.
• Khó tuyển người có chuyên môn toàn diện: Một nhân viên có thể giỏi nội dung nhưng chưa chắc đủ năng lực xử lý SEO, bảo mật, lập trình hoặc máy chủ.
• Phụ thuộc vào một cá nhân: Khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ phép hoặc chưa xử lý được sự cố, hoạt động quản trị website có thể bị gián đoạn.
• Phát sinh thời gian quản lý: Doanh nghiệp cần giao việc, kiểm tra chất lượng, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả nhân sự.

Phương án thuê dịch vụ quản trị website bên ngoài

Thay vì tuyển dụng một nhân viên riêng, doanh nghiệp có thể hợp tác với đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chăm sóc và quản trị website. Đơn vị này sẽ thực hiện các công việc theo phạm vi đã thống nhất, thường được tính theo gói dịch vụ hoặc hợp đồng định kỳ.

Ưu điểm khi thuê dịch vụ bên ngoài

• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Doanh nghiệp không cần duy trì một vị trí toàn thời gian nếu khối lượng công việc chưa đủ lớn.
• Tiếp cận nhiều chuyên môn: Có thể được hỗ trợ bởi đội ngũ phụ trách nội dung, SEO, kỹ thuật và vận hành website tùy theo phạm vi hợp đồng.
• Không phải tự tổ chức đào tạo: Đơn vị dịch vụ đã có quy trình và kinh nghiệm xử lý các công việc quản trị website thường gặp.
• Dễ dự toán ngân sách: Chi phí thường được xác định theo gói công việc và thời hạn hợp tác.
• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đặc biệt khi website chủ yếu phục vụ giới thiệu doanh nghiệp, đăng tải thông tin, giới thiệu sản phẩm và tiếp nhận khách hàng.

Những hạn chế cần lưu ý

• Phụ thuộc vào phạm vi hợp đồng: Các yêu cầu ngoài gói dịch vụ có thể phát sinh chi phí hoặc cần thỏa thuận riêng.
• Không phải lúc nào cũng xử lý tức thời: Tốc độ phản hồi phụ thuộc vào cam kết hỗ trợ và quy trình làm việc của đơn vị cung cấp.
• Cần cung cấp thông tin đầy đủ: Đơn vị bên ngoài cần được doanh nghiệp cung cấp nội dung, hình ảnh, thông tin sản phẩm và định hướng kinh doanh.
• Phải lựa chọn đối tác đáng tin cậy: Nếu không có quy trình sao lưu, phân quyền và bảo mật rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về dữ liệu và quyền kiểm soát website.

So sánh chi phí: Tuyển nhân viên hay thuê dịch vụ?

Chi phí là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nên chỉ so sánh tiền lương nhân viên với giá gói chăm sóc website. Cần tính cả những khoản chi phí đi kèm và khối lượng công việc thực tế.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chỉ cần cập nhật nội dung, kiểm tra website, sao lưu dữ liệu và theo dõi SEO định kỳ, việc tuyển một nhân viên toàn thời gian có thể chưa tối ưu về ngân sách. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có website thương mại điện tử với hàng nghìn sản phẩm, nhiều đơn hàng và yêu cầu xử lý liên tục, nhân sự nội bộ có thể là lựa chọn cần thiết.

Lưu ý: Chi phí thực tế của mỗi phương án phụ thuộc vào mức lương, phạm vi công việc, quy mô website và yêu cầu chuyên môn. Doanh nghiệp nên lấy báo giá cụ thể để so sánh thay vì sử dụng một mức chi phí chung cho mọi trường hợp.

Trường hợp nào nên tuyển nhân viên quản trị website?

Doanh nghiệp nên cân nhắc tuyển nhân sự nội bộ khi có một hoặc nhiều đặc điểm sau:

• Website là kênh kinh doanh chính, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng.
• Có lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung cần cập nhật thường xuyên.
• Thường xuyên phát sinh yêu cầu chỉnh sửa giao diện, tính năng và quy trình vận hành.
• Cần phối hợp liên tục giữa website với bộ phận kinh doanh, marketing, kho hàng hoặc chăm sóc khách hàng.
• Có đủ ngân sách và khối lượng công việc để duy trì một vị trí chuyên trách.

Trong trường hợp này, nhân viên nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc hằng ngày và phản hồi nhanh với những yêu cầu phát sinh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể cần đơn vị kỹ thuật chuyên sâu hỗ trợ các vấn đề vượt ngoài năng lực của nhân viên.

Trường hợp nào nên thuê dịch vụ chăm sóc website bên ngoài?

Thuê dịch vụ bên ngoài thường phù hợp với doanh nghiệp không có bộ phận kỹ thuật riêng hoặc chưa cần một nhân viên quản trị website làm việc toàn thời gian.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, website chủ yếu giới thiệu công ty và sản phẩm.
• Website hoạt động ổn định nhưng cần cập nhật nội dung và kiểm tra kỹ thuật định kỳ.
• Doanh nghiệp muốn duy trì SEO nhưng chưa có đội ngũ chuyên môn riêng.
• Không muốn phát sinh thêm chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
• Cần một đơn vị có chuyên môn hỗ trợ khi website gặp lỗi hoặc phát sinh vấn đề kỹ thuật.

Với phương án này, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, đồng thời vẫn duy trì website thông qua một kế hoạch chăm sóc rõ ràng.

Có thể kết hợp nhân viên nội bộ và dịch vụ bên ngoài không?

Đây là phương án đáng cân nhắc đối với những doanh nghiệp có website quan trọng nhưng chưa muốn xây dựng một đội ngũ kỹ thuật đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể phân chia công việc theo hướng:

Cách phân chia này giúp doanh nghiệp vẫn giữ được sự chủ động trong nội dung và kinh doanh, đồng thời tận dụng chuyên môn kỹ thuật từ đơn vị bên ngoài.

Những tiêu chí cần kiểm tra trước khi thuê dịch vụ quản trị website

Không phải dịch vụ chăm sóc website nào cũng có phạm vi công việc giống nhau. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên làm rõ các nội dung sau:

• Phạm vi công việc: Bao gồm cập nhật nội dung, bảo trì kỹ thuật, SEO, bảo mật hay chỉ hỗ trợ một số hạng mục nhất định?
• Tần suất thực hiện: Website được kiểm tra hằng ngày, hằng tuần hay hằng tháng?
• Thời gian phản hồi: Khi website gặp sự cố, đơn vị cung cấp phản hồi và xử lý trong thời gian bao lâu?
• Sao lưu và bảo mật: Có lịch sao lưu, phương án khôi phục và quy trình phân quyền truy cập hay không?
• Báo cáo công việc: Có thống kê những việc đã thực hiện, tình trạng website và các vấn đề cần xử lý không?
• Quyền sở hữu: Doanh nghiệp có được giữ quyền quản lý tên miền, hosting, mã nguồn và dữ liệu website không?
• Chi phí phát sinh: Những yêu cầu nào nằm ngoài gói dịch vụ và được tính phí như thế nào?

Đặc biệt, doanh nghiệp nên giữ quyền kiểm soát các tài khoản quan trọng như tên miền, hosting, quản trị website và những nền tảng phân tích dữ liệu. Đơn vị dịch vụ cần được cấp quyền phù hợp với công việc, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào một bên thứ ba.

Blueweb – Giải pháp chăm sóc website cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp chưa cần tuyển nhân viên quản trị website toàn thời gian, sử dụng dịch vụ chăm sóc website là một giải pháp giúp duy trì hoạt động trực tuyến mà không phải tự tổ chức toàn bộ bộ phận kỹ thuật.

Blueweb cung cấp dịch vụ chăm sóc và quản trị website, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì website ổn định, cập nhật thông tin và cải thiện hiệu quả hoạt động theo nhu cầu thực tế.

Việc lựa chọn tuyển nhân viên hay thuê dịch vụ bên ngoài không có một đáp án chung cho tất cả doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định đúng khối lượng công việc, yêu cầu chuyên môn và ngân sách có thể duy trì lâu dài. Khi lựa chọn được phương án phù hợp, website sẽ được chăm sóc bài bản hơn, hạn chế rủi ro vận hành và có điều kiện phát triển thành một kênh hỗ trợ kinh doanh hiệu quả.